أوسبيلدونغ موظف إدارة مكاتب

Ausbildung zum Kauffrau/-mann für Büromanagement

أوسبيلدونغ موظف إدارة مكاتب

يعمل موظفوا إدارة المكاتب في كل صناعة تقريبًا فتجدهم في شركة كيميائية كبيرة أو في شركة للأزياء الراقية أو في محطة إذاعية محلية بغض النظر عن مدي ضخامة الشركة، يمكنك أن تتوقع بالتأكيد وجود أنشطة تنظيمية كلاسيكية وهناك إيضًا أنشطة أخرى مرتبطة بالشركة فعلى سبيل المثال يوجد تنوع كبير في مجال تخطيط المناسبات والأحداث ولهذا السبب أصبح هذا التدريب هو الأكثر شهرة على الإطلاق.

ماذا يفعل الموظف الذي يتدرب في مجال إداره المكاتب؟

العمل على الهاتف: إعادة توجيه المكالمات المهمة إلى الرئيس والإجابة على أسئلة العملاء أو الأتصال بمزود خدمة من أجل الاستفسار عن طلب معين، تنجز العاملة الكثير من المهام عبر الهاتف.

العمل على الكمبيوتر: بصفتك عامل في هذا المجال ستجيب على رسائل البريد الإلكتروني وتراقب المدفوعات الواردة وتكتب خطابات العمل وتكون على دراية بجميع برامج الكمبيوتر الشهيرة مثل Word .Word و PowerPoint و Excel

العمل في مكتب الاستقبال: بمجرد أن يقترب الموعد فدائمًا ما يكون هناك شخص في مكتب الاستقبال لاستقبال المتقدمين للمقابلات أو استقبال العملاء.

التعامل مع العملاء: من مهمات عامل إدارة المكاتب التعامل مع تقييم العملاء سواء كان مدح أو نقد فعند ورود شكاوى أو طلبات تحسين من العملاء يقوم موظفو إدارة المكاتب بالتعليق عليها أو تمريرها إلى الموظفين المسؤولين ويقوم أيضًا بإعادة توجيه أوامر الشراء والإجابة على أسئلة حول التعاون.

التعامل مع الزملاء: يقوم بإجرا التغييرات على العقود والبيانات الرئيسية للموظفين من بداية عملهم ويقوم أيضًا بحجز الفنادق أو تذاكر الطيران لرحلة العمل ويقوم بحساب نفقات السفر

مسك الدفاتر: العامل هو المسؤل عن إداره الدفاتر والفواتير والاحتفاظ بالدفتر الخاص بالمصاريف

العمل التنظيمي: في بعض الحالات يجب عليك التخطيط لاحداث في الشركة أو حضور بعض الاجتماعات فعليك تنسيق المواعيد أو القيام ببعض الاجراءات المكتبيه مثل طباعة الورق

لماذا يجب عليك أن تصبح موظف في إدارة المكاتب؟

إذا كنت تبحث عن وظيفة ذات ساعات عمل منتظمة فأنت في المكان الصحيح بالإضافة إلى ذلك سوف تنتظرك مهام مختلفة كل يوم، فعلى الرغم من أنك تعمل غالبًا على الكمبيوتر إلا أنه عليك أيضًا اتصال بالعملاء أو الموظفين، فإذا كنت ترغب في تغير مهنتك في أي وقت فهذا المجال سيكون مناسب لك وذلك لأن هذا المنصب يوجد في كل شركة وفي كل مجال تقريبًا.

أين يمكن أن أعمل كعامل لإدارة المكاتب؟

يجب أن يكون السؤال بالأحرى: أين لا يمكنك العمل؟ تمتلك معظم الشركات مكتبًا يتم من خلاله تنفيذ المهام التنظيمية لهذا السبب يمكنك العثور على وظيفة في أي شركة تقريبًا سواء في شركة مالية أو مع شركة طاقة أو حتى في متجر متعدد الأقسام – فالخيارات كثيرة.

ما هي ساعات العمل لموظف إدارة المكاتب؟

عادة عليك العمل لمدة 40 ساعة اسبوعيًا وهذا يعني أنه يجب عليك أن تعمل 8 ساعات يوميًا ولكن هناك بعض الشركات قد تكلفك بعمل ساعات اضافية أو يتم خفض ساعات العمل وذلك بحسب حاجة كل شركة.

ما هي الصفات التي يجب أن تتوفر لديك لتصبح موظف إدارة المكاتب؟

الموهبة التنظيمية

فالشخص الذي يمتلك الموهبة التنظيمية يأخذ دائمًا في عين الاعتبار موعد إصدار الفواتير والمواعيد ومتي يتوجب على الموظفين الجدد توقيع عقودهم

محب للناس

أنت الشخص المسؤول عن الاتصال بالرؤساء والموظفين والعملاء ولهذا السبب يجب أن تكون متواصلاً ومنفتح الذهن

منشد الكمال

يمكن أن تؤدي الفاصلة في المكان الخطأ إلى تحويل مبلغ مليون جنيه عن طريق الخطأ، فإذا كنت دقيق في عملك فلا يمكن أن يحدث لك هذا.

كيف يسير التدريب بالنسبة لموظف إدارة المكاتب؟

يعني أنك ستقضي بعض أيام في الشركة والبضع الأخر في مدرسة مهنية تدريب مزدوج لمدة ثلاث سنوات.

وفي بعض الحالات النادرة تقام التدريب النظري في دروس الكتلة الواحدة فبالتالي أنت تقضي بعض الشهور في الشركة وبضعة اسابيع في المدرسة المهنيه، ففي الشركة التي تقدم التدريب يتم تعيين الأشخاص المحتملين بشكل دائم من البداية حيث يتعرفون على جميع اجراءات العمل وفي السنه الثانية يتخصص المتدربون فيما يسمى بالمؤهلات الاختيارية مثل إدارة الموارد البشرية أو الخدمات اللوجستية.

ماذا يتعلم موظف إدارة المكاتب في المدرسة المهنية؟

ينقسم أوسبيلدونغ موظف إدارة مكاتب إلى مجالين رئيسيين وهم العمليات المكتبية والعمليات التجارية، تشمل العمليات المكتبية معالجة المعلومات أي جميع العمليات التي يتم فيها نسخ البيانات احتياطيًا وصيانتها وكيفية معالجة صندوق الوارد الخاص بك بشكل صحيح أما العمليات التجارية تشمل كيفية معالجة الطلبات أو إنشاء الفواتير وما هو مخفي وراء الرقابة التجارية.

السنة الأولى من التدريب المهني:

تصميم العمليات المكتبية: في هذا المجال يتم تدريب الشخص على استراتيجيات العمل مثل استراتيجية الحصول على المعلومات وطرق إداره الوقت والتعامل مع الجداول الرقمية

معالجة الطلبات: ستتعرف على برامج جداول البيانات ، وإنشاء حسابات الأسعار وتحديث مهاراتك في الرياضيات

السنة الثانية من التدريب:

أكتساب العملاء: ينصب التركيز هنا على ضع الشركة في السوق. تتعرف أولاً على الأسواق الموجودة وأين يجب تصنيف شركتك وتقييم الوضع التنافسي

مسك الدفاتر: ستتعلم اساسيات مسك الدفاتر يمكنك على سبيل المثال معرفة ما هو مخفي وراء القانون التجاري أو قانون الضرائب

السنة الثالثة من التدريب:

التمويل: يتعرف المتدربون على القروض الخاصة بالشركة ودخل الشركة ونفقاتها وهناك مصطلح تقني لهذا الجزء من التدريب وهو السائل

إدارة المشروع: سوف يتعلم المتدرب الهدف الذي يجب تحقيقه في الشركة؟ كيف التنفيذ وما هي الأدوات اللازمة لذلك؟ ويقوم المتدربون بإنشاء هيكل تنظيم العمل لهذا الغرض

ما هي المجالات الرئيسية لهذا المجال؟

بعد السنة الأولى من البدئ في عمل أوسبيلدونغ موظف إدارة مكاتب ستعمل على تعميق معرفتك في اثنين من إجمالي عشرة مؤهلات اختيارية في غضون خمسة أشهر وبعدها ستتعامل مع هذه الموضوعات بشكل مكثف أنت تقرر مع شركتك أيهما مناسب لك

المؤهلات الاختيارية:

مراقبة النظام والتنسيق

هنا تتعلم كيفية معالجة الطلبات وإعادة العمل عليها وإنشاء العروض

الإدارة والتحكم التجاريين

ففي هذا المجال سيتم تدريب الأشخاص على إدارة المكاتب الناشئة في مجال المحاسبة المالية حيث يتم تحديد تكاليف الإنتاج للمنتج

العمليات التجارية في الشركات الصغيرة والمتوسطة

يتم التعامل مع العمليات التجارية بأسئلة مثل هذه كيف تحتفظ بحساب شركة؟ متى تكون قسائم الدفع مستحقة؟ وكيف تصنع العروض؟

المشتريات والخدمات اللوجستية

في هذا المؤهل يكون التركيز على المنتجات ومقدمي الخدمات والعروض المعتادة في السوق الحرة – لذلك تقوم بتحليل المنافسة وتعلم طرق مختلفة في المفاوضات

التسويق والمبيعات

ينصب تركيز هذا التخصص على كيفية كسب العملاء وكيفية ربطهم بالشركة ، أي كيفية القيام بما يسمى الاستحواذ

ادارة الموارد البشرية

في هذا التخصص يتم التركيز على اداره ايام الاجازة وحساب نفقات السفر و إصدار الفواتير ومهم ايضًا صياغة إعلانات الوظائف

المساعدة والأمانة

هذا المؤهل الاختياري الإجباري مهم بشكل خاص للشركة لأنه يشمل على سبيل المثال جدولة الأحداث أو تنظيمها

العلاقات العامة وإدارة الأحداث

من خلال هذا المؤهل يتم تدريب الفرد على الحفاظ على صورة الشركة وصورة الفرد بطريقة فعالة على سبيل المثال من خلال الحفاظ على قنوات التواصل الاجتماعي الخاصة بالشركة

الإدارة والقانون

يكون هذا التركيز مفيدًا إذا كنت تمارس تدريبًا مهنيًا في الخدمة العامة ويتوجب عليك ، دعم المواطنين في استفساراتهم في مكتب المواطنين

الاقتصاد المالي العام أو الرسمي

يعمل المتدربون في يعمل المتدربون في القطاع العام حيث يقومون بإعداد الأوراق للبيانات المالية السنوية هذا يسجل الوضع المالي للشركة فيتم عمل ما يسمى بحساب الأرباح والخسائر بناءً على الحسابات المدققة للسنة

ما هو التدريب او الأوسبيلدونغ المطلوب لتصبح متخصصًا في الاتصال المكتبي؟

الممارس المتخصص للاتصال المكتبي هو مهنة تدريبية للأشخاص ذوي الإعاقة يتم تقديمها في الصناعة والتجارة  في الحرف اليدوية وفي الخدمة العامة وفي مرافق إعادة التأهيل المهني يعتمد التدريب لتصبح متخصصًا في الاتصالات المكتبية على التدريب لتصبح عامل لإدارة المكاتب اعتمادًا على الغرفة المختصة يستمر التدريب من سنتين إلى ثلاث سنوات وتختلف المؤهلات أحيانًا

أثناء التدريب ستتعلم كيفية استخدام أجهزة الكمبيوتر والهواتف ، وإنشاء الإيصالات والتحقق منها والتحقق من مخزون المواد أو التحضير للاجتماعات وبالطبع ستتعلم أيضًا كيفية التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني وكيفية إجراء مكالمات هاتفية وكيفية استخدام أنواع مختلفة من الحسابات في المجال التجاري في وقت لاحق لديك الفرصة للتخصص على سبيل المثال في خدمة العملاء أو إدارة شؤون الموظفين أو الخدمات الداخلية

يجب أن تصبح موظف إدارة مكتب إذا..

• – تريد أن تصبح الشخص المسؤول رقم 1
• يمكنك التخطيط والتنظيم بشكل جيد
• إذا كنت تولي أهمية كبيرة لساعات العمل الرسمية

لا يجب أن تصبح مظف إدارة مكتب تحت أي ظرف من الظروف إذا كنت …

• تجد صعوبة في تتبع مهام متعددة
• لا تحب التحدث على الهاتف
• تكره الرياضيات والحسابات